Gescannte Dokumente per E-Mail senden

Moderne Büroscanner erzeugen hochauflösende Dateien, um rechtliche, Compliance- oder Archivierungsanforderungen zu erfüllen. Ein 50-seitiger farbiger Vertrag, der bei 300 DPI gescannt wurde, ergibt 80–200 MB als TIFF oder unoptimiertes PDF. Architektenpläne bei 600 DPI sind noch schwerer. Das 25-MB-Limit von Gmail und die 20-MB-Obergrenze von Outlook bedeuten, dass ein einzelner mehrseitiger Scan oft zu groß für eine E-Mail ist, selbst als komprimiertes PDF.

SendSplit nimmt Ihre gescannte Datei, teilt sie in nummerierte ZIP-Teile auf und liefert jeden als normalen E-Mail-Anhang — bis zu 200 MB, kein Konto für Empfänger nötig. Der Empfänger lädt alle Teile herunter, entpackt einmal und öffnet den Original-Scan in voller Auflösung — jede Seite, jede Unterschrift, jeder Stempel vollständig erhalten.

Warum gescannte Dokumente E-Mail-Limits überschreiten

Scan-Qualitätseinstellungen bestimmen die Dateigröße mehr als die Dokumentlänge:

  • Farbe vs. Graustufen vs. Schwarzweiß: Ein 10-seitiger Farbscan bei 300 DPI ist als unkomprimiertes TIFF ca. 30–60 MB; derselbe Scan in Schwarzweiß kann unter 5 MB sein — rechtliche und Archivarbeiten erfordern oft Farbe
  • DPI-Anforderungen: Gerichte und Notare verlangen oft 300–600 DPI; OCR-taugliche Scans benötigen mindestens 300 DPI
  • TIFF-Format für Archivierung: TIFF ist der Standard für verlustfreies Archiv-Scannen; ein 20-seitiges TIFF bei 300 DPI in Farbe ist typischerweise 80–200 MB
  • Mehrseitige PDF-Größe: PDF-Komprimierung hilft, aber ein gescanntes PDF enthält gerasterte Seitenbilder statt auswählbarem Text, was die Komprimierung weniger effektiv macht
  • Großformatige Dokumente: Technische Zeichnungen oder Pläne im Originalformat gescannt können 50 MB+ pro Seite ergeben

So senden Sie gescannte Dokumente per E-Mail mit SendSplit

  1. Gehen Sie zu sendsplit.com/upload-to-send und laden Sie Ihr gescanntes PDF oder TIFF hoch (bis zu 200 MB)
  2. Wählen Sie eine Teilgröße: 10 MB für Behörden, Anwälte oder Unternehmensempfänger mit strikter IT-Filterung; 20–25 MB für professionelle oder private Postfächer
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und klicken Sie auf Senden

Auf der Seite des Empfängers:

  1. Erhält eine Serie von E-Mails, jede mit einem nummerierten ZIP-Teil (z. B. Vertrag_Unterzeichnet.pdf.001)
  2. Lädt alle Teile in denselben Ordner herunter
  3. Öffnet den ersten Teil (.001) mit 7-Zip, WinRAR, dem macOS-Archivdienst oder dem Windows Explorer — alle Teile werden zusammengefügt und der Original-Scan extrahiert
  4. Öffnet das PDF oder TIFF im Viewer — alle Seiten in voller Auflösung, ohne Qualitätsverlust

Scan-Dateigröße vor dem Senden reduzieren

Wenn Ihre gescannte Datei nahe der 200-MB-Grenze liegt, können diese Anpassungen helfen:

  • PDF statt TIFF für die Lieferung verwenden: PDF-Komprimierung (insbesondere JBIG2 für SW-Text) reduziert die Scan-Größe typischerweise um 50–80%; TIFF nur verwenden, wenn der Empfänger ein archivierungstaugliches Original benötigt
  • Farbtiefe für Schwarzweiß-Inhalt reduzieren: Wenn das Dokument keinen relevanten Farbinhalt hat, als Graustufen oder Schwarzweiß bei 300 DPI scannen
  • OCR vor dem Senden anwenden: OCR-verarbeitete PDFs enthalten eine Textebene, die PDF-Engines ermöglicht, das Seitenbild aggressiver zu komprimieren
  • Bei Bedarf nach Abschnitten aufteilen: Für sehr lange Dokumente in logische Abschnitte aufteilen und jeden über SendSplit senden

Gescannte Dokumente an rechtliche, Behörden- und Compliance-Empfänger senden

  • Gerichte und Behörden haben oft strenge E-Mail-Quoten (bis zu 5–10 MB pro Nachricht); 5-MB-Teile verwenden, wenn per E-Mail an diese Empfänger eingereicht wird
  • Den Passwortschutz in SendSplit aktivieren für Dokumente mit personenbezogenen Daten, Unterschriften oder Finanzinformationen
  • Den hochauflösenden Original-Scan lokal aufbewahren und eine komprimierte Version zur Überprüfung senden; das archivierungstaugliche TIFF nur bei ausdrücklicher Anforderung senden
  • Dateiformat-Anforderungen vor dem Senden bestätigen — einige Rechtssysteme akzeptieren nur PDF/A (Archiv-PDF) für offizielle Einreichungen

Tipps für den E-Mail-Versand gescannter Dokumente

  • Datei vor dem Hochladen aussagekräftig benennen — Vertrag_Müller_Unterzeichnet_2025-05.pdf ist eindeutig; Scan001.pdf erzeugt Verwirrung in einem vollen Posteingang
  • Teilanzahl in der Nachricht angeben — „Ich sende diesen Vertrag als 3-teiligen Anhang; alle 3 Teile herunterladen, bevor Sie entpacken" verhindert den Versuch, eine unvollständige Datei zu öffnen
  • Empfang bestätigen — Den Empfänger bitten zu bestätigen, dass er alle Teile erhalten hat und das Dokument öffnen kann, besonders bei zeitkritischen Einreichungen
  • Passwort separat senden — Wenn Passwortschutz aktiviert wurde, das Passwort über einen anderen Kanal (SMS oder Telefon) senden

Hören Sie auf, gescannte Verträge und Zeichnungen neu abzutasten, um das Anhangslimit zu erfüllen. Nutzen Sie SendSplit, um hochauflösende Scans als echte E-Mail-Anhänge zu senden — TIFF, PDF, mehrseitig, in voller Qualität — bis zu 200 MB. Nur kostenlose Registrierung erforderlich.