Comment envoyer des documents scannés par e-mail

Les scanners de bureau modernes produisent des fichiers haute résolution pour répondre aux exigences légales, de conformité ou d'archivage. Un contrat couleur de 50 pages scanné à 300 DPI produit 80 à 200 Mo en TIFF ou PDF non optimisé. Les plans architecturaux à 600 DPI sont encore plus lourds. La limite de 25 Mo de Gmail et le plafond de 20 Mo d'Outlook signifient qu'un seul scan multi-pages dépasse souvent la taille autorisée pour une pièce jointe, même en PDF compressé.

SendSplit prend votre fichier scanné, le divise en parties ZIP numérotées et livre chacune comme une pièce jointe e-mail standard — jusqu'à 200 Mo, sans compte pour les destinataires. Le destinataire télécharge toutes les parties, extrait une fois et ouvre le scan original en pleine résolution — chaque page, chaque signature, chaque tampon parfaitement préservé.

Pourquoi les documents scannés dépassent les limites e-mail

Les paramètres de qualité de scan déterminent la taille du fichier plus que la longueur du document :

  • Couleur vs. niveaux de gris vs. noir et blanc : un scan couleur de 10 pages à 300 DPI pèse 30 à 60 Mo en TIFF non compressé ; le même scan en noir et blanc peut peser moins de 5 Mo — les documents légaux et d'archivage exigent souvent la couleur
  • Exigences DPI : les tribunaux et notaires exigent souvent 300 à 600 DPI ; les scans adaptés à l'OCR nécessitent au minimum 300 DPI
  • Format TIFF pour l'archivage : le TIFF est la norme pour le scan d'archives sans perte ; un TIFF de 20 pages à 300 DPI en couleur fait typiquement 80 à 200 Mo
  • Taille des PDF multi-pages : la compression PDF aide, mais un PDF scanné contient des images de pages rastérisées plutôt que du texte sélectionnable, ce qui rend la compression moins efficace
  • Documents grand format : les plans techniques ou dessins scannés en format original peuvent peser plus de 50 Mo par page

Comment envoyer des documents scannés par e-mail avec SendSplit

  1. Rendez-vous sur sendsplit.com/upload-to-send et téléversez votre PDF ou TIFF scanné (jusqu'à 200 Mo)
  2. Choisissez une taille de partie : 10 Mo pour les administrations, avocats ou destinataires en entreprise avec un filtrage IT strict ; 20–25 Mo pour les boîtes professionnelles ou personnelles
  3. Saisissez l'adresse e-mail du destinataire et cliquez sur Envoyer

Du côté du destinataire :

  1. Reçoit une série d'e-mails, chacun avec une partie ZIP numérotée (ex. : Contrat_Signe.pdf.001)
  2. Télécharge toutes les parties dans le même dossier
  3. Ouvre la première partie (.001) avec 7-Zip, WinRAR, l'utilitaire d'archives macOS ou l'Explorateur Windows — toutes les parties se reassemblent et le scan original est extrait
  4. Ouvre le PDF ou TIFF dans son lecteur — toutes les pages en pleine résolution, sans perte de qualité

Réduire la taille du fichier scanné avant l'envoi

Si votre fichier scanné est proche de la limite de 200 Mo, ces ajustements peuvent aider :

  • Utiliser PDF plutôt que TIFF pour la livraison : la compression PDF (notamment JBIG2 pour le texte noir et blanc) réduit typiquement la taille des scans de 50 à 80 % ; n'utilisez TIFF que si le destinataire a besoin d'un original adapté à l'archivage
  • Réduire la profondeur de couleur pour les contenus noir et blanc : si le document ne contient pas de couleur pertinente, scannez en niveaux de gris ou en noir et blanc à 300 DPI
  • Appliquer l'OCR avant l'envoi : les PDF traités par OCR contiennent une couche de texte qui permet aux moteurs PDF de compresser l'image de page plus agressivement
  • Diviser par sections si nécessaire : pour les documents très longs, divisez en sections logiques et envoyez chacune via SendSplit

Envoyer des documents scannés à des destinataires juridiques, administratifs et de conformité

  • Les tribunaux et administrations ont souvent des quotas e-mail stricts (jusqu'à 5 à 10 Mo par message) ; utilisez des parties de 5 Mo lors d'envois par e-mail à ces destinataires
  • Activez la protection par mot de passe dans SendSplit pour les documents contenant des données personnelles, des signatures ou des informations financières
  • Conservez le scan haute résolution original en local et envoyez une version compressée pour révision ; n'envoyez le TIFF adapté à l'archivage que sur demande explicite
  • Confirmez les exigences de format avant l'envoi — certains systèmes juridiques n'acceptent que le PDF/A (PDF d'archivage) pour les dépôts officiels

Conseils pour l'envoi par e-mail de documents scannés

  • Nommez le fichier de manière descriptive avant de téléverser — Contrat_Martin_Signe_2025-05.pdf est sans ambiguïté ; Scan001.pdf crée de la confusion dans une boîte de réception chargée
  • Indiquez le nombre de parties dans le message — « J'envoie ce contrat en 3 parties ; téléchargez les 3 parties avant d'extraire » évite les tentatives d'ouverture d'un fichier incomplet
  • Confirmez la réception — demandez au destinataire de confirmer qu'il a bien reçu toutes les parties et qu'il peut ouvrir le document, surtout pour les envois urgents
  • Envoyez le mot de passe séparément — si vous avez activé la protection par mot de passe, transmettez-le via un autre canal (SMS ou téléphone)

Arrêtez de dégrader vos contrats et plans scannés pour respecter la limite des pièces jointes. Utilisez SendSplit pour envoyer des scans haute résolution comme de vraies pièces jointes e-mail — TIFF, PDF, multi-pages, en pleine qualité — jusqu'à 200 Mo. Inscription gratuite uniquement.