暗号化メール添付ファイルを安全に送る方法

クライアントに署名済みの契約書を、人事部に給与報告書を、または専門医に患者記録をメールで送ろうとしているとします。メールはデフォルトでは安全でないことはわかっています——では、代替手段は何でしょうか？クラウドリンクは期限切れになります。ポータルはアカウントを必要とします。そして、実際に誰もが確認するのはメールです。

SendSplit は最大200MBのファイルをパスワード保護されたメール添付ファイルとして送信します——クラウドストレージなし、共有リンクなし、有効期限なし。ファイルは受信者の受信トレイに直接届きます。パスワードを持つ人だけが開けることができます。

通常のメール添付ファイルでは不十分な理由

標準的なメールはサーバー間の転送中に暗号化されておらず、添付ファイルが受信トレイに届くと、そのアカウントにアクセスできる誰もが開くことができます。以下を送信する際に実際のリスクが生じます：

• 法的文書——契約書、NDA、訴訟ファイル、和解合意書
• 財務記録——給与明細、税務書類、監査報告書、銀行明細書
• 医療データ——検査結果、画像診断報告書、臨床メモ、処方箋
• 人事ファイル——業績評価書、解雇通知書、従業員個人データ
• 知的財産——独自設計、ソースコード、企業秘密

送信済みアイテムはサーバーに保存されます。受信トレイは転送されます。アカウントは侵害されます。「メールはプライベートだ」という思い込みは、機密ファイルを扱う際に取ってはいけないリスクです。

クラウドリンクの問題

一般的な回避策——Google Drive または Dropbox のリンクを共有する——は別のリスクをもたらします：

• リンクは誰にでも転送できます。誰がファイルにアクセスしたかの記録はありません
• リンクは期限切れになりません、手動で設定しない限り——ほとんどの人は設定しません
• ファイルはサードパーティのサーバーに保存され、そのプロバイダーのデータ保持ポリシーに従います
• 受信者はアカウントが必要です。そうでなければ、ファイルにアクセスする前に煩わしいサインイン画面が表示されます
• 確実な配信の保証なし——クラウドリンクは企業のファイアウォールにブロックされたり、予告なしに期限切れになったりします

パスワード保護されたメール添付ファイルは、これらすべての問題を回避します。ファイルは直接届きます。正しいパスワードを持つ受信者だけが開けることができます。

SendSplit がパスワード保護された添付ファイルを送る方法

暗号化添付ファイル vs. クラウドリンク

主な利点：ファイル自体が保護された単位です。メールが転送されても、受信トレイが侵害されても、パスワードなしにファイルを開くことはできません。

暗号化メール添付ファイルが必要な人は？

• 弁護士・法務チーム——契約書、証拠書類、特権文書をクライアントや相手方弁護士に送る方
• 会計士・財務専門家——税務申告書、財務諸表、給与報告書を提出する方
• 人事部門——内定通知書、業績評価書、従業員個人データをメールで送る部署
• 医療従事者——紹介医や患者と検査結果、放射線科報告書、臨床ファイルを共有する方
• 建築家・エンジニア——独自設計ファイル、建築計画、技術仕様書を送る方
• 経営幹部——取締役会資料、M&A文書、機密戦略ファイルを配布する方

暗号化添付ファイルを送る際のベストプラクティス

• 同じメールでパスワードを送らない——電話、SMS、または別のメッセージチャンネルを使用してください。これにより、メールが傍受されても第二の要素なしには役立たないことが保証されます。
• 強力なパスワードを使用する——大文字、小文字、数字、記号を組み合わせた12文字以上。名前や日付は避けてください。
• 適切な分割サイズを選ぶ——企業のメール制限が厳しい受信者には10MBまたは20MB分割を、一般使用には25MBを選択します。
• 受信確認をとる——受信者にすべてのパーツを受信し、ファイルの解凍に成功したことを確認してもらいましょう。
• ログを保持する——コンプライアンスのために、送信日時、送信先、ファイルバージョン、適用したパスワードポリシーを記録してください。

機密ファイルを無保護のまま送るのをやめましょう。 今すぐ SendSplit をお試しください——最大200MBのファイルをパスワード保護されたメール添付ファイルとして、どの受信トレイにも直接届けます。クラウドリンクなし。アカウント不要。安全で暗号化された配信だけです。