スキャン文書をメールで送る方法

現代のオフィススキャナーは、法的、コンプライアンス、またはアーカイブ要件を満たすために 高解像度のファイルを生成します。カラーで300 DPIでスキャンされた50ページの契約書は、 TIFFまたは最適化されていないPDFで80〜200MBになります。600 DPIの建築図面はさらに重くなります。 Gmailの25MB制限とOutlookの20MB上限のため、圧縮されたPDFとしても、1つの複数ページスキャンが メール送信には大きすぎることがよくあります。

SendSplitはスキャンファイルを受け取り、番号付きのZIPパートに分割して、それぞれを標準の メール添付ファイルとして送信します — 最大200MB、受信者のアカウント不要。受信者はすべての パートをダウンロードして一度解凍するだけで、フル解像度でオリジナルのスキャンを開けます — すべてのページ、すべての署名、すべてのスタンプが保持されます。

スキャン文書がメール制限を超える理由

スキャン品質の設定が、文書の長さよりもファイルサイズを決定します：

  • カラーとグレースケールとモノクロ：300 DPIでの10ページカラースキャンは 非圧縮TIFFで約30〜60MBになります。同じスキャンをモノクロにすると5MB以下になることがあります — 法的およびアーカイブ作業ではカラーが求められることが多いです
  • DPI要件：裁判所や公証人は300〜600 DPIを要求することがよくあります。 OCR品質のスキャンには最低300 DPIが必要です。200 DPI未満では文書認証チェックに失敗することがあります
  • アーカイブ用TIFFフォーマット：TIFFはロスレスアーカイブスキャニングの 標準です。カラーで300 DPIの20ページTIFFは通常80〜200MBです
  • 複数ページPDFのサイズ：PDF圧縮は助けになりますが、スキャンされたPDF — ネイティブデジタルPDFと異なり — 選択可能なテキストではなくラスタライズされたページ画像を含むため、 圧縮効果が低くなります
  • 大判文書：フルサイズでスキャンされたエンジニアリング図面、設計図、 A1/A0ポスターはページあたり50MB以上になることがあります

SendSplitを使ってスキャン文書をメールで送る方法

  1. sendsplit.com/upload-to-sendにアクセスして、スキャンされたPDFまたはTIFFをアップロードします（最大200MB）
  2. パートサイズを選択します：厳格なITフィルタリングのある政府機関、法律事務所、または企業の受信者には10MB； プロフェッショナルまたは個人の受信トレイには20〜25MB
  3. 受信者のメールアドレスを入力して「送信」をクリック

受信者側：

  1. 番号付きZIPパートが添付された一連のメールを受け取ります（例：Contract_Signed.zip.001）
  2. すべてのパートを同じフォルダにダウンロード
  3. 最初のパート（.001）を7-Zip、WinRAR、macOSのアーカイブユーティリティ、 またはWindowsエクスプローラーで開くと、すべてのパートが再結合されてオリジナルのスキャンが解凍されます
  4. ビューアでPDFまたはTIFFを開く — すべてのページがフル解像度で、品質の損失はありません

送信前にスキャンファイルのサイズを縮小する

スキャンファイルが200MBの制限に近い場合、これらの調整が役立ちます：

  • 配信にはTIFFではなくPDFを使用する：PDF圧縮（特にモノクロテキスト用の JBIG2）はスキャンサイズを50〜80%削減します。受信者がアーカイブグレードのオリジナルを 必要とする場合のみTIFFを使用してください
  • モノクロのコンテンツには色深度を下げる：文書に重要なカラーコンテンツがない場合 （印刷された契約書、定型フォーム）、300 DPIでグレースケールまたはモノクロでスキャンして 60〜80%サイズを削減できます
  • 送信前にOCRを適用する：OCR処理されたPDFにはテキストレイヤーが含まれ、 PDFエンジンがページ画像をより効果的に圧縮できます。Adobe Acrobatの「スキャンされたPDFを最適化」は ファイルサイズを50%削減できます
  • 適切であればセクション別に分割する：非常に長い文書の場合、論理的な セクションに分割（第1〜5章、付録）して、それぞれをSendSplitで送信してください

法律機関、政府機関、コンプライアンス機関へのスキャン文書の送信

  • 裁判所や政府機関は厳格なメールクォータ（メッセージあたり5〜10MBほど）を持つことがよくあります。 これらの受信者にメールで提出する際は5MBのパートを使用してください
  • 個人データ、署名、または財務情報を含む文書にはSendSplitのパスワード保護を有効にしてください — 暗号化されたZIPはゲートウェイのコンテンツスキャンをバイパスし、転送中のデータ保護の基本要件を 満たします
  • オリジナルの高解像度スキャンはローカルに保存し、レビュー用に圧縮版を送信してください。 受信者が明示的に求めない限り、アーカイブTIFFを送らないようにしてください
  • 送信前にファイル形式要件を確認してください — 一部の法律システムでは公式提出にPDF/A （アーカイブPDF）のみを受け付けます

スキャン文書をメールで送るためのヒント

  • ファイル名を分かりやすくする — Agreement_Smith_Signed_2025-05.pdf は曖昧さがありません。Scan001.pdfは忙しい受信トレイで混乱を招きます
  • メッセージにパート数を記載する — 「この契約書を3分割の添付ファイルで送ります。 解凍前にすべての3つのパートをダウンロードしてください」と書くと、不完全なファイルを開こうとする 混乱を防げます
  • 受領を確認する — 受信者がすべてのパートを受け取り文書を開けることを 確認してもらうようにしてください。特に時間的に重要な法的提出書類の場合は特に大切です
  • パスワードは別チャンネルで送る — パスワード保護を有効にした場合、 パスワードは同じメールスレッドではなく、別のチャンネル（SMSや電話）で送ってください

サイズ制限に合わせてスキャンした契約書や図面をリサンプリングするのはやめましょう。SendSplit を使用して高解像度スキャンを本物のメール添付ファイルとして送ってください — TIFF、PDF、複数ページ、完全な忠実度で — 最大 200MB。無料登録のみ必要です。