Как отправить большие файлы в корпоративную интрасеть по электронной почте — безопасная, проверенная, односторонняя доставка

Вашему клиенту нужно отправить вам дизайн-пакет на 120МБ. Корпоративный файрвол блокирует облачные ссылки. ИТ-отдел не предоставляет VPN-доступ внешним подрядчикам. FTP давно в прошлом. Как получить большие файлы в сеть компании — безопасно, не создавая брешей в защите?

Используйте электронную почту. Это единственный канал, который уже проходит через систему безопасности вашей компании. SendSplit доставляет файлы до 200МБ в виде настоящих вложений электронной почты — каждый байт проверяется корпоративной системой безопасности электронной почты до попадания в почтовый ящик сотрудника. Односторонняя входящая доставка. Никаких облачных ссылок. Никакого риска утечки данных.

Почему электронная почта — самый безопасный канал входящей доставки файлов

Корпоративные сети спроектированы так, чтобы их было сложно взломать. Файрволы, VPN, защита конечных точек и политики нулевого доверия — всё сводится к одному принципу: не доверять никому по умолчанию, проверять всё, прежде чем предоставить доступ. Эти средства защиты не пропускают угрозы, но они же делают крайне затруднительной отправку больших файлов от внешних партнёров, поставщиков и клиентов.

Облачные ссылки для обмена файлами (Google Drive, Dropbox, OneDrive, WeTransfer) создают проблему: они полностью обходят шлюз безопасности электронной почты. Когда сотрудник переходит по облачной ссылке, файл загружается напрямую с внешнего сервера — корпоративная система безопасности электронной почты его никогда не проверяет. ИТ-отделы справедливо не доверяют такому процессу.

Представьте себе: Облачная ссылка — это как если бы незнакомец прошёл мимо стойки охраны прямо в ваше здание. Вложение электронной почты — это как передать посылку охраннику, который вскроет её, проверит содержимое и только потом доставит вам на рабочий стол.

Вложения электронной почты проходят через существующую инфраструктуру безопасности компании, проверяясь на каждом уровне:

• Антивирусная проверка — Каждое вложение проверяется на наличие вредоносного ПО, троянов и программ-вымогателей перед доставкой. Проще говоря: если файл содержит вирус, он будет заблокирован ещё до того, как попадёт в ваш почтовый ящик.
• Анализ в песочнице — Продвинутые системы безопасности электронной почты (Proofpoint, Mimecast, Microsoft Defender for Office 365, Barracuda) помещают вложения в изолированную виртуальную среду для наблюдения за их поведением, прежде чем пропустить их дальше. Это позволяет обнаружить совершенно новые угрозы, которых ещё нет в антивирусных базах — так называемые «атаки нулевого дня».
• DLP (Предотвращение утечки данных) — Входящие вложения автоматически проверяются на соответствие корпоративным политикам обработки данных. Например, файлы, содержащие конфиденциальную информацию вроде номеров удостоверений личности или финансовых данных, могут быть помечены или заблокированы.
• Фильтры спама и фишинга — Само письмо проверяется на попытки социальной инженерии — мошеннические сообщения, которые выдают себя за письма от человека, которому вы доверяете, и пытаются обманом заставить вас перейти по вредоносным ссылкам.
• Журнал аудита — Каждое входящее письмо с вложениями полностью регистрируется — кто отправил, когда получено, что было вложено. Всё доступно для поиска и отслеживания. Если что-то пойдёт не так, всегда есть запись.

Именно поэтому электронная почта остаётся самым надёжным каналом входящей доставки файлов в корпоративной среде.

Проблема: ограничения размера вложений электронной почты

Преимущество электронной почты в плане безопасности очевидно. Проблема — в размере. Большинство корпоративных почтовых систем ограничивают вложения от 10МБ до 25МБ:

• Microsoft Exchange / Office 365 — Лимит по умолчанию 25МБ (некоторые организации устанавливают 10МБ)
• Google Workspace — Лимит вложений 25МБ
• Локальный Exchange — Часто настраивается на 10МБ или 15МБ ИТ-отделом
• Lotus Notes / HCL Domino — Обычно 10МБ–25МБ в зависимости от конфигурации
• Zimbra, Postfix и другие корпоративные почтовые системы — Варьируется, обычно 10МБ–25МБ

Когда поставщик или клиент хочет отправить вам файл на 50МБ, 100МБ или 200МБ, письмо просто возвращается обратно. Файл так и не попадает в вашу сеть.

Как SendSplit решает эту проблему — безопасно

SendSplit разбивает большие файлы на части, совместимые с электронной почтой, которые вписываются в ограничения корпоративной почты. Каждая часть приходит как настоящее вложение — полностью проверенное вашей системой безопасности электронной почты перед доставкой.

Односторонняя входящая доставка: без риска утечки данных

Это ключевой момент для ИТ-отделов и служб комплаенса:

SendSplit только отправляет файлы В корпоративную сеть. Он не может извлечь файлы наружу.

Представьте это как почтовое отделение: SendSplit — это как приёмный склад вашей компании — он только принимает входящие доставки. Он не может ничего отправить наружу. Никакие внутренние данные никогда не покидают компанию через этот канал.

• Отправитель загружает файл и вводит корпоративный адрес электронной почты получателя
• Файлы доставляются как входящие вложения электронной почты через стандартный SMTP
• Корпоративная почтовая система принимает, проверяет и доставляет вложения
• Данные получателя ни на каком этапе не покидают корпоративную сеть

В отличие от облачных платформ обмена файлами (которые требуют от сотрудников загрузки файлов на внешние серверы), рабочий процесс SendSplit является исключительно входящим. Нет исходящего потока данных, нет внешней учётной записи для сотрудников, и нет риска случайной или преднамеренной утечки данных.

Почему ИТ-отделы одобряют этот рабочий процесс

SendSplit не требует никаких изменений в корпоративной инфраструктуре:

• Не нужно менять правила файрвола — Используется стандартный SMTP (электронная почта), который уже разрешён
• Не нужно создавать VPN-аккаунты — Внешние отправители используют веб-интерфейс SendSplit, а не вашу сеть
• Не нужна интеграция с облачным хранилищем — Не требуется разрешать Dropbox, Google Drive или другие сервисы
• Не нужно устанавливать программное обеспечение — Получатели используют свой существующий почтовый клиент (Outlook, Thunderbird, веб-почта)
• Полная прозрачность — ИТ-отдел видит каждое входящее письмо с вложениями в журналах электронной почты
• Существующие политики работают — Корпоративные ограничения размера вложений, правила DLP и проверки безопасности функционируют в обычном режиме. SendSplit не обходит ни один из ваших уровней защиты

Кому это нужно?

• Поставщики и подрядчики, отправляющие спецификации продуктов, файлы CAD или производственные данные закупочным отделам
• Клиенты, передающие материалы проектов, руководства по бренду или медиафайлы сотрудникам агентств
• Юридические консультанты, отправляющие крупные пакеты договоров, документы для раскрытия информации или материалы дел в корпоративные юридические отделы
• Аудиторы, передающие аудиторские отчёты, финансовые документы и доказательства соответствия требованиям
• Партнёры в строительстве и инженерии, передающие чертежи, BIM-модели и отчёты об инспекциях
• Партнёры в сфере здравоохранения, отправляющие файлы медицинских изображений, результаты лабораторных исследований или клинические данные (в рамках требований соответствия)

Советы по получению больших файлов через корпоративную почту

• Согласуйте с отправителем — Сообщите ему лимит размера вложений вашей компании (10МБ, 20МБ или 25МБ), чтобы он выбрал правильный размер разделения в SendSplit
• Проверьте папку «Спам» — Несколько писем с вложениями могут активировать спам-фильтры; при необходимости добавьте отправителя в белый список
• Скачайте все части перед извлечением — Все разделённые части должны быть на месте для восстановления исходного файла
• Используйте защиту паролем — Для конфиденциальных файлов попросите отправителя включить дополнительное шифрование паролем в SendSplit
• Предупредите ИТ-отдел при необходимости — Сообщите своей ИТ-команде, что вы ожидаете несколько писем с вложениями от внешнего отправителя

Хватит бороться с облачными ссылками, FTP-серверами и запросами на VPN-доступ. Попробуйте SendSplit — доставляйте файлы до 200МБ как настоящие вложения электронной почты, проходящие через корпоративную систему безопасности. Односторонне. Проверено. Безопасно.